「你的政策在哪裡涉及資料保留？」法遵團隊花3天時間在40多份政策文件中搜尋以建構回覆。
資料政策說的是一件事，員工手冊說的是另一件事，SOC 2文件引用的是第三個版本。哪個是最新的？
將你的政策與新法規或標準進行比較意味著閱讀每份政策文件並手動對應要求。對於3人團隊來說，這需要數週。
稽核人員不要摘要。他們要確切的政策語言、確切的版本、確切的文件。截圖和手動標註不可擴展。
「我們的政策在哪裡涉及資料保留？」——Evidoc在所有文件中找到每一條相關政策聲明，精確引用到原句。
分享帶引用的回答。稽核人員點擊——看到原始政策文件上醒目標示的確切句子。無需反覆溝通。
上傳新法規和現有政策。問「我們當前政策未涵蓋哪些要求？」——雙方差距均被引用，透過數學知識圖譜演算法追蹤。
「員工手冊是否與我們的資料政策在保留期限上一致？」Evidoc找出跨文件不一致之處並引用兩個版本。
真實問題。真實答案。每一個都有引用。
"我們的政策在哪裡涉及資料保留？"
所有政策文件中的每條保留相關條款，附帶精確引用。
"哪些SOP需要為新ISO標準進行更新？"
當前SOP與新標準之間的差距分析，雙方均有引用。
"我們的資料外洩通知時限是多少？"
在隱私政策、事件回應計畫和合約中查找通知要求。
"我們的供應商協議是否包含資料處理條款？"
檢查所有供應商合約中的DPA語言，引用存在和缺失的條款。
"我們的政策要求哪些員工培訓？"
從手冊、安全政策和法遵文件中提取所有培訓要求。
"我們上次的SOC 2稽核準備從2週縮短到2天。稽核人員的每個問題都用確切的政策語言回答，引用且可點擊。"
— 早期體驗用戶，法遵經理